Choisissez un lieu en lien avec vos objectifs

Afin de trouver le lieu qui sera adapté à votre séminaire, il faut en premier lieu définir les objectifs de ce dernier. Vous souhaitez célébrer une année prospère ? Misez sur un lieu VIP, tel qu’un domaine viticole ou un château, qui ne manquera pas de surprendre vos collaborateurs et de valoriser leur travail. Au contraire, il s’agit d’une cession de travail, ayant pour but de réfléchir à de nouvelles stratégies ? Il faudra mieux s’orienter vers un lieu plus sobre et moins « distrayant ».

Choisissez un lieu adapté à votre profil

Cela semble évident, mais fiez vous au nombre de vos collaborateurs.
Dans une salle immense, vous vous sentirez vite perdus et on risque de moins bien entendre les intervenants. Dans le cas contraire, une salle trop petite se révèlera étouffante, particulièrement si vous y restez pour la journée.

Il est courant de diviser les journées de séminaires en plusieurs parties :

• La plénière, formelle et qui permet de communiquer les informations importantes de l’entreprise.
• Les ateliers qui regrouperont vos collaborateurs en plus petit groupe, pour favoriser les échanges et l’interaction.
• Les animations, plus ludiques, qui réunira les participants après une journée de travail.

Aussi, assurez vous que le lieu de votre choix pourra répondre à toutes les exigences du planning de votre séminaire. Si cela est possible, privilégiez des salles modulables qui vous offrent plusieurs dispositions en fonction de vos besoins.

Renseignez vous sur les tarifs et l’accessibilité

Un séminaire représente un budget important pour l’entreprise. De fait, il est important de bien vérifier le tarif des salles de réunion ou des lieux que vous allez occuper. Si vous séjournez dans un hôtel, n’hésitez pas à contacter le service commercial de celui-ci au lieu de réserver par internet. En effet, en réservant plusieurs chambres, vous pourrez très probablement obtenir des tarifs préférentiels.

Il est également important de vérifier l’accessibilité de votre lieu de séminaire : trajet depuis l’aéroport ou la gare la plus proche, nombres de places de parking… Afin de ne pas perdre vos collaborateurs sur le chemin, préparez leur une feuille de route pour rejoindre le lieu de votre séminaire. Vous êtes ainsi assuré que tous les intervenants arriveront sans encombres et vous commencerez vos réunions à l’heure.

Précisez vos besoins techniques

Afin d’éviter les déconvenues une fois sur place, définissez bien à l’avance vos besoins techniques et communiquez les à votre hôte. En effet, si vous avez prévu de rester sur place plusieurs jours, vérifiez le nombre de chambres disponibles, si un traiteur est nécessaire sur le lieu, si le parking est assez grand etc.

Pensez également à vos collaborateurs ! Accès PMR, régimes alimentaires particuliers ou allergies… Il faudra bien communiquer ces besoins, afin que chacun soit à l’aise dans cet espace de travail éphémère.

Choisissez une salle de réunion bien équipée

Malgré l’esprit convivial de votre séminaire, l’objectif premier est bel et bien de réunir vos collaborateurs et leurs compétences afin de travailler sur des projets communs. Aussi, favorisez les lieux proposant des salles de réunions très bien équipées : paperboard, rétroprojecteur, accès Wi-Fi, micros, stylos… Listez en amont tous vos besoins afin de ne manquer de rien une fois sur place. Certains lieux proposent également des murs d’écriture et des dispositions de salles différentes (des canapés au lieu des bureaux traditionnels par exemple), invitant vos collaborateurs à partager leurs idées et ainsi renforcer le travail d’équipe.