Quand on organise un festival, il est difficile de dissocier le mot “été” de celui de « festival » tellement qu’il est connoté avec la période estivale. Pourtant des festivals sont présents sur toutes les périodes de l’année. Un festival s’organise sur une période fixe récurrente de manière annuelle. Un festival doit s’axer sur des activités liées au monde du spectacle, des arts ou des loisirs. 

Pour la petite histoire, le premier festival en France remonte à juin 1916 à la salle à Paris. C’était un festival organisé par la revue “La Musique pendant la guerre”. Ce festival avait pour but de permettre au Parisien d’écouter des œuvres musicales de compositeurs mobilisés ou morts au front. Les noms des compositeurs sont maintenant des noms oubliés. À ce jour il n’existe aucun enregistrement de leurs musiques.

Pour un premier grand festival dans un format qu’on reconnaît encore aujourd’hui il faudra attendre 1969. C’est dans la ville d’Orange qu’aura lieu un festival principalement tourné vers des représentations théâtrales.

L’organisation du festival

Définir les objectifs de votre festival

Cette première étape est essentielle car elle va vous servir à définir des objectifs concrets à votre festival. Vos objectifs vont vous guider, ils vont vous indiquer les tâches à réaliser et à mettre en place pour votre festival. Garder en tête qu’un objectif n’est pas seulement des buts à atteindre il faut aussi penser à ajouter un R.O.I (Retour sur investissement).

Établir un budget

Maintenant que vos objectifs sont définis, vous devez établir un budget à votre festival.

La préparation d’un festival doit être pensée avec énormément de facteurs. Ils peuvent vite faire monter la facture de votre festival. Comme la location d’un emplacement, le coût de la restauration, la location de l’équipement etc..

Comme dans tout autre projet il sera important de hiérarchiser vos dépenses budgétaires. Elles seront propres à vos objectifs fixés en amont.

Choisir le lieu

Le lieu de votre festival est essentiel pour démontrer de manière positive la façon dont le festival va vivre de par les spectateurs et les différents artistes invités.
Pour vous aider dans vos démarches, des questions essentielles comme un lieu accessible avec des véhicules, ou la taille du parking et d’autres questions d’aménagement matérielles peuvent vous aider à déterminer le lieu de votre festival.

Définir la programmation

Maintenant vous avez votre location il faut maintenant définir la programmation. Cette programmation sera le cœur de votre festival.
Commencez par vous créer une liste d’artistes et de fournisseurs. À partir de cette liste commencez à réserver vos différents prestataires. Des réservations qui en découlent vous pourrez établir la programmation de votre festival et prévoir une deuxième liste pour combler les potentiels trous de votre programmation.

Le rôle du personnel

Un festival est peut-être difficile à détacher du mot “été” mais il est impossible de le détacher d’une équipe de bénévoles et de personnel. 

Définissez le nombre de personnel à votre festival, il est logique de penser que plus votre festival est grand plus vous aurez besoin de personnel.

Votre personnel peut-être aussi composé de bénévoles. Dans ce cas vous aurez besoin de définir les horaires de vos bénévoles, déterminer où et quand vous aurez besoin de bénévoles.

Communiquer sur votre festival

Votre programmation établie vous devez maintenant parler de votre festival. La solution la moins coûteuse et la plus rentable reste la communication sur les médias sociaux. Mais vous pouvez toujours utiliser des moyens plus traditionnels. Des médias locaux, une presse locale ou des stations de radio sont aussi des bons moyens pour communiquer à grande échelle et rapidement.

Chez Tarn Events nous pouvons nous occuper de l’organisation de votre festival, contactez-nous et discutons ensemble de vos besoins.