Une organisation de soirée de gala est un événement important qui regroupe un dîner, des danses et parfois même une collecte de fonds pour une association. Organiser une soirée de gala demande un temps de préparation assez conséquent. Car il vous faudra dans un premier temps définir l’objectif de votre gala. Pour définir votre soirée de gala, vous devrez vous fixer un objectif pour la cause qui sera le centre principal de votre gala.

Fixer le prix d’entrée

Prévoyez le prix du billet d’entrée pour définir le prix de ce billet vous devez prendre en compte, le lieu d’organisation du gala et le menu.

Sponsors et partenaires ?

Quand on parle de gala, on parle aussi de finance. Car organiser un gala demande beaucoup de ressources financières. Pour amoindrir les coûts il vous faut trouver un ou plusieurs parrainage(s) qui vous aideront à réduire les coûts comme la location de la salle de réception, la mise en place du buffet ou même vous fournir des lots à remporter lors de vente aux enchères ou à la tombola.

Le lieu de réception.

Trouvez un lieu qui pourra accueillir confortablement un maximum de participants, y compris les prestataires de divertissement et de repas. L’environnement doit être élégant et permettre aux gens de socialiser et de circuler librement.

Le thème de votre soirée de gala.

Lors de la planification de votre soirée de gala, il est important de s’assurer de trouver un thème à votre soirée. Choisir un thème peut vous aider à choisir vos décorations, vos divertissements, le code vestimentaire et le menu.

La préparation dinatoire.

Prenez contact avec les différents services de restaurations et autres établissements proches de votre lieu de réception. Déterminez si vous souhaitez proposer des extras lors de cette soirée comme un bar payant, avec boissons et apéritif. Votre menu doit proposer un choix varié pour satisfaire un maximum de participants. Mais il doit aussi rester cohérent avec le thème que vous avez choisi.

Préparation des différents divertissements du gala.

L’un des axes principaux d’un gala reste l’animation et les activités pour votre soirée donc assurez-vous que l’animation soit en adéquation avec le thème que vous avez défini en amont.

Décorez votre lieu de réception.

L’une des dernières étapes pour la préparation de votre gala. La décoration de votre lieu de réception, utilisez des centres de table, des œuvres d’art et des accessoires uniques pour créer un environnement visuellement époustouflant pour vos invités. Donner à votre événement une ambiance festive.

Une variété d’entreprises existent pour aider les planificateurs d’événements à décorer des lieux de toutes formes et tailles selon le thème et la palette de couleurs. Beaucoup ont des modèles et des matériaux disponibles pour un large éventail de thèmes d’événements courants.

Les invitations pour votre gala

Un indispensable à votre gala. L’invitation sera la première chose que vos invités vont voir. Soyez créatif sur votre invitation sans oublier le côté rédactionnel avec les informations importantes. Comme le lieu, le date et l’heure ainsi que le dress code. Votre invitation doit refléter le ton de votre gala.

L’agence Tarn Events est à votre disposition pour vous accompagner dans vos différents projets. N’hésitez pas à nous contacter !